Essays on the tasks and the role of chief information officers

Abstract

The purpose of this research is to describe the constantly changing role of a CIO. IT is one of the youngest functions found in organisations; it started to develop in the 1950s, gradually becoming established in the 1960s. By the end of the 1970s, it was still a support function in all industries (Ross & Feeny 2001). Now, about 50 years later, there are industries in which information technology (IT) and business can no longer be separated, and to pose the question of how to align the IT strategy with the business strategy (Henderson & Venkatraman 1989) is outdated, because IT is the core of the business strategy. One example is the finance company Goldman Sachs, in which 10 000 of 33 000 employees are engineers and programmers (Gupta 2016).

Consequently, IT organisations have spent their entire existence in the midst of change (Hirschheim, Porra & Parks 2003). It can be said that there is no single established way to gain the most value from IT. There are several categorizations of the profile of the IT function. In many cases, IT is still seen as a support function and its role as delivering computing power to business organisations. In these cases, the IT investment decisions are made not by the IT department but by the business management, which holds the responsibility for these investments (Guillemette & Pare 2012). However, the IT organisation has the potential both to create effectiveness and to add customer value. Furthermore, IT is able to act as the function that creates a cash flow through technological innovation and, by transforming the enterprise, to incorporate new business (Polansky, Inuganti & Wiggins 2004).

Clearly, if IT organisations have been in turmoil, so has the role of a CIO. During several decades, numerous studies have been conducted on the role of a CIO (e.g. Synnott & Gruber 1981, 45-69; Applegate & Elam 1992; Ross & Feeny 2001; Fisher 2003; Chun & Mooney 2009; Weill & Woerner 2013), and researchers have reached the consensus that the role is changing. However, it seems that the shared understanding of the role has not stabilised yet. This research explores the reasons for the changing role of a CIO and its value to companies. It concentrates on the main factors influencing that role.

This interpretive work offers several theoretical contributions. The results demonstrate that the Leavitt model (Leavitt 1965, 1145) endures over time and describes the factors that exert an impact on the role and tasks of a CIO in an organisation. The findings also show the usefulness of the punctuated equilibrium model combined with Granovetter’s (1973; 1983; 2005) social network theory adopted from organisational research. The enhanced interactive multi-stage interview method is another contribution. It was developed for and used in this research. The findings indicate that the method enhanced the credibility and trustworthiness of this interpretive study.

The main contribution to the communities of practising CIOs is a profound understanding of the role and the tasks of a CIO in an organisation. Due to the increasing role of information technology, executives need to find new ways to organise the division of IT work in an organisation. That is, the traditional way of organising IT work into an isolated IT function may no longer work. Freeing the CIO from the IT silo enables the organisation to enhance its efficiency and find optimal solutions to lead and deploy the technological (r)evolution in business. According to our interviewees’ perceptions about their own role, organisations appear to have different views about the CIO’s role and tasks. A graphical tool was created to show imbalances in work equilibria, and the resulting graphical presentations were shown to be powerful tools to create a shared understanding of the issues hindering cooperation in an organisation.

Tämän väitöstyön tarkoituksena on tutkia tietohallintojohtajan alati muuttuvaa roolia organisaatiossa. Tietohallinto on yksi uusimmista toiminnoista organisaatioissa; se alkoi kehittyä 1950-luvulla vakiintuen vähitellen 1960-luvulla omaksi erilliseksi toiminnokseen. Edelleen 1970-luvun lopulla se nähtiin tukitoimintona kaikilla toimialoilla (Ross & Feeny 2001). Nyt, noin 50 vuotta myöhemmin, tietyillä toimialoilla informaatioteknologiaa (IT) ja liiketoimintaa ei voi enää erottaa toisistaan. Näillä toimialoilla liiketoimintastrategiasta erillistä IT-strategiaa (Henderson & Venkatraman 1989) ei enää tehdä, koska IT on liiketoimintastrategian ytimessä. Yhtenä esimerkkinä tästä on finanssisektorilla toimiva Goldman Sachs, jossa 33000:sta työntekijästä 10000 on insinöörejä ja ohjelmoijia (Gupta 2016).

Näin ollen IT-organisaatiot ovat olleet koko olemassaolonsa ajan muutoksessa (Hirschheim, Porra & Parks 2003). Edelleenkään ei ole yhtä vakiintunutta tapaa saada IT:stä parasta arvontuottoa, vaan IT-organisaatioille on yhä useita erilaisia profiileja. Usein IT-organisaatio nähdään edelleen tukifunktiona, jonka rooli on tuottaa laskentatehoa yritykselle. Tällöin IT-investoinnit päätetään liiketoimintajohdon eikä IT-johdon toimesta ja liiketoiminta kantaa myös vastuun näistä investoinneista (Guillemette & Pare 2012). Toisaalta IT-organisaation voidaan nähdä paitsi luovan tehokkuutta myös lisäävän asiakasarvoa. Tämän lisäksi se voi teknologisten innovaatioiden avulla kasvattaa kassavirtaa ja toteuttaa yrityksen transformaation uuteen liiketoimintaan (Polansky, Inuganti & Wiggins 2004).

Samoin kuin IT-organisaatiot myös tietohallintojohtajan rooli on ollut jatkuvassa myllerryksessä. Tästä roolista on tehty lukuisia tutkimuksia useiden vuosikymmenten aikana (kuten Synnott & Gruber 1981, 45-69; Applegate & Elam 1992; Ross & Feeny 2001; Fisher, 2003; Chun & Mooney 2009; Weill &Woerner 2013) ja tutkijat ovat yksimielisiä siitä, että rooli muuttuu. Näyttää kuitenkin siltä, että yhteistä käsitystä ei ole syntynyt siitä, mikä roolin pitäisi olla. Tämä tutkimus etsii syitä tietohallintojohtajan muuttuvalle roolille ja roolin arvosta yrityksille. Tutkimus keskittyy tekijöihin, jotka vaikuttavat tähän rooliin.

Tämä tulkinnallinen tutkimus tuottaa useita teoreettisia kontribuutioita. Ensinnäkin tulokset osoittavat, että Leavittin malli (Leavitt 1965, 1145) kestää edelleen aikaa, ja se kuvaa ne tekijät, jotka vaikuttavat tietohallintojohtajan rooliin ja tehtäviin organisaatiossa. Tutkimus osoittaa myös, että Granovetterin (1973; 1983; 2005) sosiaalinen verkostoteoria yhdistettynä evoluutiomalliin (punctuated equilibrium) selittää hyvin saatuja tuloksia tässä organisaatiotutkimuksessa. Kolmanneksi, tässä tutkimuksessa luotu parannettu interaktiivinen monivaiheinen haastattelumetodi on uusi tieteellinen kontribuutio. Metodi on kehitetty ja sitä on käytetty tässä työssä. Tulokset osoittavat, että se lisää tulkinnallisen tutkimuksen uskottavuutta ja luotettavuutta.

Merkittävin tulos yritysjohdolle on perusteellinen käsitys tietohallintojohtajan roolista ja tehtävistä organisaatiossa. Informaatioteknologian merkityksen kasvun myötä yritysjohdon on löydettävä uusia tapoja organisoida IT-työtä. Perinteinen tapa eristää IT-työ erilliseen IT-organisaatioon ei välttämättä enää toimi. Vapauttamalla tietohallintojohtaja IT-siilosta mahdollistaa tehokkuuden lisäämisen organisaatiossa sekä parantaa teknologisen (r)evoluution johtamista ja tuottamista liiketoiminnassa. Haastattelujemme perusteella organisaatioissa näyttää olevan erilaisia käsityksiä tietohallintojohtajan työstä ja tehtävistä. Loimme tutkimuksen aikana graafisen tasapainomallin havainnollistamaan epäsuhtia työn tasapainossa. Tulokset osoittavat, että näiden mallien avulla kyettiin luomaan yhteinen ymmärrys syistä, jotka estävät yhteistyötä organisaatioissa.