Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen taloushallinnossa : Case: Suomalainen taloushallintoyritys

Abstract

Taloushallinnolta vaaditaan jatkuvasti enemmän lisäarvoa. Teknologian kehittymisen myötä taloushallinto on pystynyt tehostamaan toimintaansa, mutta silti taloushallinto kohtaa edelleen haasteita, joihin uudet informaatioteknologiaratkaisut voisivat olla hyödyksi. Tässä tutkielmassa tarkastellaan uuden informaatioteknologian, ohjelmistorobotiikan, hyödyntämistä taloushallinnossa ja erityisesti sen ytimessä olevassa kirjanpidossa. Tutkielmassa selvitetään, miten ohjelmistorobotiikkaa voidaan hyödyntää taloushallinnossa, minkälaisiin tehtäviin se soveltuu ja mitä hyötyjä ja haasteita se tuo mukanaan. Tutkielman teoreettinen osuus koostuu aiemmista tieteellisistä artikkeleista. Yritykset ovat pystyneet hyötymään usealla tavalla ottamalla ohjelmistorobotiikan käyttöön eri prosesseissaan. Esimerkiksi prosessien tehokkuus ja laatu ovat parantuneet ohjelmistorobotiikan avulla. Aiempien tutkimusten mukaan automaatiolla on jo pystytty korvaamaan ihmisten tekemiä tehtäviä taloushallinnossa ja sitä kautta tehostamaan toimintaa. Lisäksi informaatioteknologian kehitys, kuten ERP-järjestelmät, ovat tuoneet monia hyötyjä taloushallintoon. Tutkimuksista ilmenee myös se, että vaikka yrityksillä olisi käytössään moderneja IT-ratkaisuja, eivät ne silti täysin tue taloushallinnon päätehtävää, informaation tuottamista, sillä taloushallinnon henkilöillä kuluu suurin osa ajasta manuaalisiin tehtäviin, joista osa johtuu käytettävien järjestelmien jäykkyydestä. Vapauttamalla aikaa rutiinitöistä taloushallinto pystyisi tuottamaan enemmän lisäarvoa yrityksille.

Tutkielma on luonteeltaan kvalitatiivinen, ja empiirinen tutkimus suoritettiin teemahaastatteluilla. Haastateltavat ovat sekä taloushallinnon että ohjelmistorobotiikan asiantuntijoita. Empiirisen tutkimuksen tulokset osoittavat, että ohjelmistorobotiikalla voidaan vastata osaan haasteista, joita taloushallinto tällä hetkellä kohtaa. Case-tutkimuksen mukaan ohjelmistorobotiikka soveltuu kirjanpidon tehtäviin, jotka perustuvat selkeisiin sääntöihin, ovat prosesseina vakaita eivätkä sisällä kognitiivisia vaiheita. Ohjelmistorobotiikka nopeuttaa prosesseja, parantaa laatua ja yhtenäistää prosesseja. Lisäksi se mahdollistaa prosessien skaalautuvuuden. Suurimmat haasteet liittyvät robottien teknisiin ongelmiin. Ohjelmistorobotiikkaa hyödyntämällä on mahdollista vapauttaa taloushallinnon henkilöt ainakin osittain rutiinitehtävistä, jolloin vapautunut aika voidaan käyttää esimerkiksi kommunikoimiseen asiakkaan kanssa.