Sähköisen tiedon aikaan : kirkonkirjojen ja perhelehtien digitointiprojekti Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän keskusrekisterissä 2008-2018
Ruohonen, Hanna (2019-05-14)
Sähköisen tiedon aikaan : kirkonkirjojen ja perhelehtien digitointiprojekti Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän keskusrekisterissä 2008-2018
(14.05.2019)
Julkaisu on tekijänoikeussäännösten alainen. Teosta voi lukea ja tulostaa henkilökohtaista käyttöä varten. Käyttö kaupallisiin tarkoituksiin on kielletty.
avoin
Julkaisun pysyvä osoite on:
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2019052116414
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2019052116414
Tiivistelmä
Tutkielmani aiheena on kirkonkirjojen ja perhelehtien digitointiprojekti Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän keskusrekisterissä. Käyttämäni aineisto koostuu sekä Kirkkohallituksen valtakunnallista digitointiprojektia varten tuottamasta materiaalista että seurakuntayhtymän omasta digitointia käsittelevästä aineistosta. Kirkkohallituksen organisoima kaikkia Suomen evankelis-luterilaisia seurakuntia koskeva digitointiprojekti aloitettiin vuonna 2008, ja tällä hetkellä se on päättymäisillään.
Digitoidun aineiston pohjalta luotiin KirjuriDigi, digitoitujen kirkonkirja-aineistojen sähköinen arkisto. Seurakunnat voivat nyt laatia eri viranomaistarkoituksiin tarvittavat virkatodistukset käyttämällä manuaalisten kirkonkirjojen ja perhelehtien sijaan digitoitua aineistoa. Tavoitteena myös on, että virkatodistuksien tekijöille myönnetään valtakunnalliset käyttöoikeudet, jolloin heillä olisi pääsy myös muiden kuin omien seurakuntiensa kirkonkirja-aineistoihin. Tällöin asiakkaat saisivat tilattua kaikki eri evankelisluterilaisista seurakunnista tarvitsemansa todistukset ainoastaan yhdestä paikasta.
Digitointiprojektin keskiössä olivat nimenomaan seurakuntien omat viranomaistarpeet ja asiakaspalvelun sujuvoittaminen etenkin virkatodistustilausten osalta. Tutkimus osoitti, uusi sähköinen kirkonkirja-aineistojen arkisto ja sen pohjalta tehtävä tietopalvelu vaativat sekä tietokannan jatkuvaa ylläpitoa että kehittämistä. Sähköisen aineiston käytettävyyttä pyritään turvaamaan yhtenäisin metatiedoin ja tietoturvaa käyttörajoituksin sekä vahvan tunnistautumisen kautta.
Siirryttäessä manuaalisesta aineistosta sähköiseen eli siirrettäessä tietoja kirkonkirjoista ja perhelehdistä KirjuriDataan, jossa ovat seurakuntalaisten reaaliaikaiset jäsentiedot, ei tiedon provenienssia ja eheyttä ole kuitenkaan kaikilta osin kyetty täydellisesti turvaamaan. Tämän vuoksi seurakunnat eivät voi ainakaan vielä luovuttaa kirkonkirjojaan ja perhelehtiään säilytykseen Kansallisarkistoon, vaan niitä tarvitaan edelleen digitoitujen aineistojen rinnalla virkatodistusten laatimistyössä. Valtakunnallisten virkatodistusten laatimisen pilotointi aloitettiin lokakuussa 2018 juuri Turun ja Kaarinan seurakunnissa ja aika näyttänee, miten kirkonkirja-aineistojen valtakunnallinen arkisto käytännön työssä toimii.
Digitoidun aineiston pohjalta luotiin KirjuriDigi, digitoitujen kirkonkirja-aineistojen sähköinen arkisto. Seurakunnat voivat nyt laatia eri viranomaistarkoituksiin tarvittavat virkatodistukset käyttämällä manuaalisten kirkonkirjojen ja perhelehtien sijaan digitoitua aineistoa. Tavoitteena myös on, että virkatodistuksien tekijöille myönnetään valtakunnalliset käyttöoikeudet, jolloin heillä olisi pääsy myös muiden kuin omien seurakuntiensa kirkonkirja-aineistoihin. Tällöin asiakkaat saisivat tilattua kaikki eri evankelisluterilaisista seurakunnista tarvitsemansa todistukset ainoastaan yhdestä paikasta.
Digitointiprojektin keskiössä olivat nimenomaan seurakuntien omat viranomaistarpeet ja asiakaspalvelun sujuvoittaminen etenkin virkatodistustilausten osalta. Tutkimus osoitti, uusi sähköinen kirkonkirja-aineistojen arkisto ja sen pohjalta tehtävä tietopalvelu vaativat sekä tietokannan jatkuvaa ylläpitoa että kehittämistä. Sähköisen aineiston käytettävyyttä pyritään turvaamaan yhtenäisin metatiedoin ja tietoturvaa käyttörajoituksin sekä vahvan tunnistautumisen kautta.
Siirryttäessä manuaalisesta aineistosta sähköiseen eli siirrettäessä tietoja kirkonkirjoista ja perhelehdistä KirjuriDataan, jossa ovat seurakuntalaisten reaaliaikaiset jäsentiedot, ei tiedon provenienssia ja eheyttä ole kuitenkaan kaikilta osin kyetty täydellisesti turvaamaan. Tämän vuoksi seurakunnat eivät voi ainakaan vielä luovuttaa kirkonkirjojaan ja perhelehtiään säilytykseen Kansallisarkistoon, vaan niitä tarvitaan edelleen digitoitujen aineistojen rinnalla virkatodistusten laatimistyössä. Valtakunnallisten virkatodistusten laatimisen pilotointi aloitettiin lokakuussa 2018 juuri Turun ja Kaarinan seurakunnissa ja aika näyttänee, miten kirkonkirja-aineistojen valtakunnallinen arkisto käytännön työssä toimii.