Lean terveydenhuollossa – näkökulmina hukka ja johtaminen

Abstract

Tutkimuksen tarkoitus oli kuvata ja analysoida leanin soveltamista ja lean-johtamista terveydenhuollossa. Osatutkimusten I ja II tavoitteena oli testata Institute for Healthcare Improvementin kehittämää leania soveltavaa Hukkatunnistin-työkalua sekä kuvailla ja analysoida tunnistettua hukkaa ja sen poistamista. Tutkimukset toteutettiin poikkileikkaustutkimuksena yhden sairaanhoitopiirin alueen yliopistosairaalassa, lähisairaaloissa ja perusterveydenhuollossa sisätautiosastoilla, päivystysyksikössä ja terveysasemalla. Aineisto koostui osastoilla (n=6) ja päivystysyksikössä henkilöstön tekemistä hukka-arvioinneista sairaansijakohtaisesti (N=177) ja terveysasemalla yhteensä 1773 vastaanottokäynnistä, arvioiduista hukkien vaikutuksista ja kehittämissuunnitelmista. Aineistoja täydensivät tutkijoiden kenttämuistiinpanot. Osatutkimuksen III tavoitteena oli kuvailla ja analysoida lean-johtamisen piirteitä terveydenhuollossa käsiteanalyysin avulla systemaattisesta kirjallisuuskatsauksesta (n=12). Osatutkimuksen IV tavoitteena oli kuvailla ja analysoida lean-päivittäisjohtamisen piirteitä, osaamista ja niiden kehittämistarpeita sekä arvioida leanin hyödynnettävyyttä. Aineisto koostui neljän yliopistosairaalan leania soveltavien asiantuntijoitten kysely- ja teemahaastatteluista (n=41, n=15).

Hukkatunnistin soveltuu käytettäväksi suomalaisessa terveydenhuollossa. Hukkaa havaittiin vuodeosastoilla ja päivystysyksikössä potilasprosessien viiveinä sekä terveysasemalla työn keskeytyksinä, vastaanottojen kestossa ja lääkäreiden toimistotyöajan sisällössä. Parannustoimenpiteet kohdistuivat potilasprosesseihin, tiedonkulkuun sekä henkilöstön hukkatietoisuuden lisäämiseen. Leanin soveltaminen edellyttää valmentavaa johtamista, jatkuvaa oppimista, toiminnan seuraamista mittareiden avulla, tiimityötä, viestintää visuaalisilla tekniikoilla sekä terveydenhuollon kulttuurin arvojen ja piirteiden tunnistamista. Yliopistosairaaloiden lean-asiantuntijoitten kokemusten mukaan leanin soveltamista rajoittaa toimintakulttuurin hierarkkisuus, menettelytapojen kankeus ja epäselvät prosessit. Lean-päivittäisjohtamisen ei koettu olevan vakiintunutta. Päivittäisjohtamisen tunnistettuja piirteitä olivat viestintään liittyen lean-taulut ja pikapalaverit, toiminnan seuraaminen mittarien avulla, valmentava johtaminen, tiimityö ja jatkuva parantaminen. Leanin periaatteiden koettiin sopivan yliopistosairaaloihin ja lean-työkaluja arvioitiin käytettävän tulevaisuudessakin.

Tulokset tuottavat uutta tietoa terveydenhuollon palvelujärjestelmän kehittämiseen ja palvelujärjestelmätutkimukseen. Tuloksia voidaan hyödyntää prosessien kehittämisessä, johtamisessa, osaamisen hallinnassa sekä johtamisvalmennuksessa.

Lean in Healthcare – Focus on Waste and Management

The purpose of the study was to describe and analyse the application of the Lean philosophy and Lean management in healthcare. The objective of Study I and II was to test the Waste Identification Tool in Finnish healthcare, as well as describing and analyzing the identified waste and its elimination. The Waste Identification Tool is a Lean-based tool developed by the Institute for Healthcare Improvement. The study was conducted as a cross-sectional study within a hospital district: at a university hospital, local hospitals and primary healthcare in medical wards, an emergency unit and in a public healthcare center. The material consisted of waste assessments of hospital beds (N=177) and outpatient visits (n=1773) carried out by employees, as well as an examination of the effects of waste, development plans, and researchers’ field notes. The objective of Study III was to describe and analyse the characteristics of Lean management in healthcare through concept analysis based on a systematic literature review (n=12). The objective of Study IV was to describe and analyse the characteristics of and competence in daily Lean management and development needs related to them at university hospitals, as well as evaluating the usability of the Lean approach. The material consisted of a survey (n=41) and theme interviews (n=15) with experts who apply the Lean approach at four university hospitals.

The Waste Identification Tool is suitable for use in Finnish healthcare. In inpatient wards and the emergency unit, waste was identified as delays in patient processes. At the healthcare centre, waste was identified as delays in interruptions in work, the duration of appointments and the content of doctors’ administrative work. Improvement measures were targeted at patient processes, flow of information, as well as increasing employees’ awareness of waste. The application of the Lean philosophy requires a coaching approach to management, continuous learning, the monitoring of operations by means of indicators, teamwork, visual communication techniques and the identification of the values and characteristics of the healthcare culture. Judging from the experiences of Lean experts at university hospitals, the application of the Lean approach is limited by a hierarchical operating culture, rigid procedures and unclear processes. The respondents felt that daily Lean management was not an established practice. With regard to communication, identified characteristics of daily management included Lean visualisation boards and quick meetings, the monitoring of operations by means of indicators, a coaching approach to management, teamwork and continuous improvement. The respondents felt that Lean principles are suitable for university hospitals, and they expected the use of Lean tools to continue.

The results provide new information for the improvement of the healthcare and for healthcare system research. The results can be used in process improvement, management, competence management and management and leadership coaching.