The Many functions of contracts : How companies use contracts in interorganizational exchange relations

Abstract

Contracts are fundamental for today’s networked business practices. Various professionals plan, design, and implement contracts, yet many of them find contracts difficult or even impossible to understand. Furthermore, contracts are mostly designed to safeguard parties’ rights––not to support collaboration.

In this dissertation, I argue that many counterproductive contracting practices stem from traditional economic and legal theories. Drawing on alternative approaches to contracting, such as transaction cost economics, the relational view, functional contracting, the relational contract theory, and proactive contracting, I explore how organizations use contracts in their interorganizational exchange relations and how these different uses affect relational governance, for example, trust and social norms, and relationship performance. The methodological standpoint of the dissertation is American New Legal Realism (ANLR).

The dissertation consists of a summary and four Publications. The first and second Publication rely on an action research case study and explore how the functional contracting approach could facilitate a business model transition which is often plagued by a number of barriers. The third Publication draws on an expert interview study of 24 contracting professionals. It examines how companies use contracts and how these uses affect relational governance and exchange performance. Finally, the fourth Publication examines how companies utilize the various functions of contracts and frame their purchase contract documents.

Overall, this study found that in addition to the three established functions–– safeguarding, adaptation and coordination––contracts are used to serve at least four additional functions: codification, internal management, collaboration, and policy. Even though organizations use all these functions, safeguarding seems to be the most common. Overemphasis of the safeguarding function has negative impacts on both theory development and contracting practice. Thus, I urge both academics and practitioners to adopt the functional contracting approach to design contracts that comprehensively meet the specifics of the exchange and enhance business success.

<b>Sopimusten monet funktiot: Miten yritykset käyttävät sopimuksia liikesuhteissaan</b>

Sopimukset ovat välttämättömyys nykypäivän verkostoituneessa liike-elämässä. Niitä suunnittelevat ja käyttävät eri alojen ammattilaiset. Silti monilla on vaikeuksia ymmärtää vaikeaselkoista sopimuskieltä. Lisäksi sopimukset laaditaan usein turvaamistarkoituksessa eikä tukemaan osapuolten välistä yhteistyötä.

Esitän väitöskirjassani, että useat haitalliset sopimuskäytännöt juontavat juurensa perinteisistä taloustieteellisistä ja oikeustieteellisistä teorioista. Tukeudun tutkimuksessani näille vaihtoehtoisiin teorioihin, kuten transaktiokustannusteoriaan, relationaaliseen sopimusteoriaan, proaktiiviseen sopimiseen sekä funktionaaliseen sopimiseen, ja tutkin, miten yritykset käyttävät sopimuksia liikesuhteissaan. Selvitän myös, millaisia vaikutuksia niillä on liikesuhteen muille hallinnan muodoille, kuten luottamukselle, sekä liikesuhteen toiminnalle. Tutkimuksen metodologisena viitekehyksenä toimii amerikkalainen uusi oikeusrealismi.

Väitöskirja koostuu yhteenvedosta ja neljästä osajulkaisusta. Toimintatutkimukseen perustuvissa ensimmäisessä ja toisessa julkaisussa tutkitaan, miten funktionaalinen sopimisprosessi voi tukea liiketoimintamallin muutosta, johon liittyy usein monia haasteita. Kolmas julkaisu perustuu 24 sopimusasiantuntijan haastattelututkimukseen. Siinä selvitetään, miten haastateltavien edustamat yritykset käyttävät sopimuksia liikesuhteissaan ja millaisia vaikutuksia niillä on suhteen muille hallinnan muodoille ja toiminnalle. Neljännessä julkaisussa analysoin yritysten ostosopimusasiakirjoja selvittääkseni, mitä funktioita niissä hyödynnetään ja miten ne on kehystetty.

Tutkimuksen tulokset osoittavat, että jo tunnistettujen funktioiden eli turvaamisen, mukauttamisen ja koordinoinnin lisäksi sopimuksia voidaan käyttää ainakin kodifiointiin, sisäiseen johtamiseen, yhteistyön johtamiseen sekä menettelytapojen ohjaamiseen. Vaikuttaa kuitenkin siltä, että sopimuksia käytetään yhä eniten turvaamistarkoituksessa. Turvaamisfunktion ylikorostamisella voi olla negatiivisia vaikutuksia sekä sopimusteorioiden kehittämisen että käytännön sopimustoiminnan näkökulmasta. Kannustankin tutkijoita ja käytännön toimijoita omaksumaan funktionaalisen sopimuskäsityksen ja muotoilemaan sopimuksia, jotka vastaavat parhaiten kunkin liikesuhteen erityispiirteitä ja tukevat niissä onnistumista.