Digitalisaation haasteet johdon ohjausjärjestelmille : Case: Orion Oyj

Abstract

Digitalisaation myötä monien toimialojen toimintaympäristö elää jatkuvassa murroksessa. Digitalisaatio mahdollistaa sekä uusia toimintamalleja että uusia tuote- ja palveluratkaisuja. Nämä luovat sekä uutta tuottopotentiaalia että uutta kilpailupainetta organisaatioille. Digitalisaatiota lähestyttäessä organisaatioilla on oltava valmiina johdonmukainen toimintasuunnitelma, josta on johdettu asianmukaisia tavoitteita organisaation toimijoille. Tämä tavoitteiden asettaminen luo uusia vaatimuksia organisaation johdon ohjausjärjestelmille, jotka ovat joukko käytänteitä, joiden avulla organisaatio ohjaa työntekijöitään suhteessa strategian toteutumiseen. Tämä tutkimus lähestyy digitalisaatiota laajana sosio-teknisenä muutosprosessina, joka vaikuttaa muun muassa organisaation liiketoimintamalleihin, rakenteisiin sekä IT-arkkitehtuuriin. Tällöin digitalisaatiossa korostuvat eri organisaatiofunktiot, ja niiden väliset kuilut. Toisin sanoen digitalisaation onnistunut toteutuminen vaatii organisaatiolta saumattomasti toimivia prosesseja sekä prosessimaista ajattelutapaa. Johdon ohjausjärjestelmät ovat vastaavasti kategorisoitu viiteen eri muotoon, jotka ovat kulttuurilliset, suunnitteluperusteiset, kyberneettiset, palkitsemisperusteiset sekä hallinnolliset ohjaustavat. Tutkimuksen kohdeorganisaatio Orion Oyj on luonteeltaan erittäin vahvasti säädelty organisaatio johtuen heidän toimialasta, joka on lääkkeiden valmistaminen. Kyseinen toimiala elää monien muiden toimialojen tapaan digitalisaation aiheuttamassa murroksessa. Orion Oyj ei ole tästä poikkeus, ja heillä onkin menossa suuri digitalisaatioon pohjautuva ”Future 2025”-hanke. Mielenkiinnonkohteena on nähdä, millaiset valmiudet kyseisellä organisaatiolla on kohdata digitalisaatio. Orionin valmiuksien arvioinnissa hyödynnetään prosessi ja yrityskypsyyden matriisia, joka on työkalu organisaation prosessien tasokkuuden arvioimisessa. Digitaalisia kyvykkyyksiä arvioidaan erillisen prosessi- ja yrityskypsyyden matriisin lisätyn digitaalisen lisäosan kautta. Näiden jälkeen heikoiksi havaittuja kohtia arvioidaan suhteessa johdon ohjausjärjestelmiin, eli miten ohjausjärjestelmien tulisi sopeutua heikoiksi havaittujen kohtien parantamiseksi. Tutkimus osoittaa digitalisaation ja sen taustatekijöiden luovan selkeästi haasteita lääketoimialan organisaatiolle sekä sen, miten johdon ohjausjärjestelmillä on tarvittava kyky vastata näihin haasteisiin. Digitalisaatiota ei voi lähestyä organisaation olemassa olevien toimintojen päälle liimattavana asiana. Sen sijaan organisaatiossa tulisi olla otolliset olosuhteet digitalisaation onnistuneelle implementoinnille, jolloin huomiota tulisi kiinnittää organisaation toimijoihin, toimintatapoihin sekä siihen, miten organisaatio on organisoitu.

With digitalisation the operating environment of many industries is undergoing a constant transformation. Digitalisation enables both new operating models and new product and service solutions. These create both new revenue potential and new competitive pressure for organizations. When approaching digitalisation, organizations need to have a coherent action plan in place, from which appropriate goals have been derived for the organization’s actors. This goal-setting creates new demands on an organization’s management control systems, which are a set of practices by which an organization directs its employees toward the implementation of a strategy. This study approaches digitalization as an extensive socio-technical change process that affects, among other things, an organization’s business models, structures, and IT architecture. In this case, digitalisation emphasizes the different organizational functions and the gaps between them. In other words, the successful implementation of digitalization requires seamless processes and a process-like mindset from the organization. Management systems are respectively categorized into five different forms: cultural, planning, cybernetic, reward-based, and administrative controls. The target organization of the study, Orion Corporation, is a very strongly regulated organization due to their industry, which is the manufacture of pharmaceuticals. This industry, like many other industries, is undergoing a transformation due to digitalisation. Orion Corporation is no exception, and they have a major “Future 2025” project based on digitalisation underway. It is interesting to see what capabilities this organization has to face digitalization. Orion's capability assessment utilizes the process and the maturity matrix, which is a tool for assessing the quality of the organisation's processes. Digital capabilities are assessed through a separate digital add-on to the process and enterprise maturity matrix. These weaknesses are then assessed in relation to management's control systems, i.e. how the control systems should adapt to improve the identified weaknesses. The research shows that digitalisation and its background factors clearly create challenges for the organization of the pharmaceutical industry, and demonstrates as well as how management control systems have the necessary capacity to meet these challenges. Digitalisation cannot be approached as thing that can glued on top of an organization’s existing operations. Instead, the organization should have favorable conditions for the successful implementation of digitalization, in which case attention should be paid to the organization's actors, operating methods and how the organization is organized.