Individual competencies and organisational support mechanisms to enhance virtual team success
Sulakatko, Sirja (2024-05-31)
Individual competencies and organisational support mechanisms to enhance virtual team success
(31.05.2024)
Turun yliopisto. Turun kauppakorkeakoulu
Julkaisun pysyvä osoite on:
https://urn.fi/URN:ISBN:978-951-29-9712-1
https://urn.fi/URN:ISBN:978-951-29-9712-1
Tiivistelmä
Yksilölliset kyvykkyydet ja organisaation tukimekanismit virtuaalitiimien menestyksen edistämisessä.
Tieto- ja viestintätekniikan edistysaskeleet ovat antaneet organisaatioille mahdollisuuden hyödyntää virtuaalityöskentelyä strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Tähänastiset tutkimustulokset virtuaalityöskentelyn tuloksista ovat kuitenkin ristiriitaisia. Toisaalta virtuaalitiimien on raportoitu tuottavan parempia työs-kentelytuloksia, tehokkaampaa päätöksentekoa, yksilöllisempiä ja korkealaatuisempia ideoita, kehittävän alkuperäisempiä ratkaisuja ongelmiin, mahdollistavan organisaatioille tehokkaampaa ajankäyttöä ja matkakulujen säästöä, lahjakkuuksien rekrytointia maailmanlaajuisesti sekä nopeampaa reagointia globaaleihin trendeihin. Toisaalta virtuaalisuuden on raportoitu aiheuttavan ongelmia muun muassa viestinnässä, luottamuksen rakentamisessa, tiedon jakamisessa ja tehtävien koordinoinnissa. Lisäksi virtuaalitiimien jäsenten on havaittu altistuvan kasvaneille työperäisille riskeille, kuten fyysisille ja psykososiaalisille riskeille liittyen muun muassa koti- ja työelämän rajan hämärtymiseen, työpaikan ergonomian heiken-tymiseen ja eristyksissä työskentelyyn.
Aiemmat tutkimukset ovat osoittaneet, että virtuaalitiimien jäsenten yksilölliset kyvykkyydet voivat lievittää tai jopa kumota virtuaaliympäristön aiheuttamia ongelmia ja riskejä. Yksilöllisten kykyjen lisäksi tilanteen konteksti, kuten johtajuus ja organisaatiokulttuuri, ovat tärkeitä virtuaalitiimien jäsenten tehokkuuden lisäämisessä ja työperäisten riskitekijöiden vähentämisessä. Näin ollen virtuaali-työskentelyn hyötyjen konkretisoimiseksi ja globaalin työvoiman menestyksekkääksi johtamiseksi organisaatioiden on kyettävä sekä tunnistamaan ja kehittämään yksilöllisiä virtuaalitiimityöskentelyn kyvykkyyksiä, että kehittämään organisaatio-kulttuuria, joka tukee kyvykkyyksien hyödyntämistä ja kehittämistä virtuaalisessa työympäristössä. Päähaasteena tutkimuksessa on tällä hetkellä rajoittunut ymmärrys liittyen yhtäältä virtuaalitiimityöskentelyn kyvykkyyksiin ja toisaalta kyvykkyyksien ja niiden toteutumista lisäävien tai vähentävien ympäristötekijöiden monimutkaisiin suhteisiin.
Tämän tutkimuksen tavoitteena oli kehittää akateemista ja käytännön ymmärrystä kyvykkyyksistä ja kyvykkyyksien hyödyntämisestä sekä ulkoisten tiimi- ja organisaatiotason tekijöiden monimutkaisesta suhteesta. Kriittinen realismi ja tapaustutkimusmenetelmät valikoituivat tutkimuksen lähestymistavaksi, sillä ne mahdollistavat kontekstuaalisen ymmärryksen kehittämisen monimutkaisista ilmiöistä. Tässä tutkimuksessa – toisin kuin useimmissa muissa virtuaalitiimiä ja johtamista käsittelevissä tutkimuksissa – toimijuus annettiin yksilöille. Tutkimuksen lähtöoletuksena on, että yksilöt ovat virtuaalitiimien menestyksen pääasiallisia ajureita ja näin ollen myös parhaiten ymmärtävät, miten virtuaalitiimien kohtaamat rajoitteet voidaan selättää osana monimutkaista vuorovaikutteista prosessia. Tästä seuraten tutkimusaineisto kerättiin syvähaastatteluilla 24 virtuaalitiimeissä päivittäin työskentelevältä ammattilaiselta.
Analyysiprosessissa toteutettiin iteratiivisesti teorian ja tutkimusaineiston vuoropuheluna, mikä auttoi kehittämään sekä empiirisesti perusteltua että teoreettisesti tuettua ymmärrystä yksilöllisistä kyvykkyyksistä ja organisaation tukimekanismeista. Sisällön- ja narratiivianalyysimenetelmiä käytettiin sekä erilaisten löydösten kategorisoimiseen että niiden välisten yhteyksien luomiseen. Tutkimus sisälsi kolme erillistä, mutta toisiinsa liittyvää vaihetta: 1) virtuaalitiimien jäsenten kokemien päähaasteiden tunnistamisen, 2) yksilöllisten, haasteiden voittamisessa auttavien kyvykkyyksien tunnistamisen, ja 3) ulkoisten, kyvykkyyksien soveltamista tukevien tiimi- ja organisaatiotason tekijöiden tunnistamisen.
Empiirisen aineiston ja kirjallisuuden analyysi ensimmäisessä vaiheessa johti perusteelliseen katsaukseen haasteista, jotka saattavat haitata virtuaalitiimien jäsenten tehokkuutta. On kuitenkin tärkeää huomata, että pääosa virtuaalitiimejä koskevasta kirjallisuudesta käsittelee haasteita muuttumattomina ja kaikille yhtäläisinä. Vaihtoehtoisessa tutkimussuuntauksessa taas on havaittu, että se, miten yksilöt kokevat haasteita, riippuu muun muassa heidän aikaisemmista koke-muksistaan, kyvykkyyksistään ja sosiaalisista tilannetekijöistä. Haasteiden koke-mukseen perustuva lähestymistapa on kuitenkin suhteellisen monimutkainen, sillä tarkastelunäkökulmia on useita. Tämä tutkimus voi kuitenkin auttaa valaisemaan joitakin yleistettävissä olevia malleja ja prosesseja eri tilanteissa ja eri yksilöiden kohdalla. Osana tämän tutkimuksen kontribuutiota kehitettiin haasteiden muodostu-misen malli, joka perustuu yksilöiden aikaisempiin kokemuksiin virtuaalitiimityöskentelystä. Tämä tutkimus paljasti myös, että yksilöt käyvät läpi kolme erillistä vaihetta sopeutuessaan virtuaalitiimityöhön, joihin kaikkiin sisältyy erilaisia haasteita ja jotka edellyttävät erilaisia kyvykkyyksiä ja organisaation tukimekanismeja.
Toisessa vaiheessa, virtuaalitiimien jäsenten kohtaamien haasteiden ja prosessien määrittelyn jälkeen keskityttiin tutkimaan akateemisia ja empiirisiä näkemyksiä kyvykkyyksistä, jotka voivat auttaa haasteiden voittamisessa. Kattava virtuaalityöskentelyyn liittyvä kyvykkyyskehys kehitettiin yhdistelemällä olemassa olevaa tutkimustietoa virtuaalitiimeistä, kyvykkyystutkimusten tuloksia muilta aloilta ja empiirisestä tutkimusaineistosta saatuja löydöksiä. Lisäksi kehyksen kehittämistä edelsi perusteellisen katsauksen suorittaminen kyvykkyyden käsitteen ja siihen liittyvien tekijöiden (arvot, asenteet, tieto ja taidot) osalta, mikä voi osaltaan auttaa kyvykkyyden käsitteeseen liittyvän käsiteellisen epäselvyyden vähentämisessä akateemisessa kirjallisuudessa
Kolmannessa vaiheessa keskityttiin akateemisessa kirjallisuudessa vielä vähemmän tutkittuun organisaation oppimisen (OL) alueeseen. Vaikka OL-tutkimuksesta on löydettävissä viitteitä tutkimustuloksista liittyen kyvykkyyksien hyödyntämisen tukemiseen, OL-tutkijat itse peräänkuuluttavat lisää tutkimusta, joka tarjoaisi konkreettisempia työkaluja organisaatioiden kontekstissa. Tässä tutkimuksessa pyrittiin luomaan uutta tutkimustietoa muun muassa sisällyttämällä tutkimuksen tavoitteeseen motivaatioteoriaan pohjaavan itsemääräämisteorian (SDT), joka osaltaan auttaa selittämään ulkoisten tilannetekijöiden ja kyvykkyyksien välistä monimutkaista suhdetta. SDT-kehyksen pohjalta kirjallisuudesta ja empiirisestä tutkimusaineistosta nousi esiin useita näkökohtia, jotka tukevat kyvykkyyksien hyödynnettävyyttä virtuaalitiimeissä. Yhteenvetona voidaankin sanoa, että virtuaalitiimeissä keskittyminen yksilön sopeutumisprosessiin ja hänen kokemiinsa rajoitteisiin sekä yksilön kyvykkyyksiin ja tiimi- ja organisaatiotason tukimekanismeihin voi merkittävästi edistää virtuaalitiimien menestyksekästä työskentelyä.
Tämä tutkimus tarjoaa pääasiallisena kontribuutionaan olemassa olevan virtuaalitiimitutkimuksen yhdistävän kehyksen, joka selittää virtuaalitiimien menestystekijöitä. Vastaavanlaista, menestystekijöiden monimutkaisia suhteita ja kontekstia selkeyttävää synteesiä olemassa olevasta tutkimuksesta ei ole vielä tehty. Tämän tutkimuksen tulosten perusteella ehdotetaan kolmea toisiinsa liittyvää, mutta erillistä jatkotutkimussuuntaa: a) jatkotutkimus keskittyen virtuaalitiimeihin liittyviin rajoitteisiin, b) jatkotutkimus keskittyen virtuaalitiimin jäsenten yksilöllisiin ominaisuuksiin (kuten kyvykkyyksiin, motivaatioon ja aikaisempiin kokemuksiin), ja c) jatkotutkimus keskittyen tiimi- ja organisaatiotason tukimekanismeihin (kuten työkaluihin, johtajuuteen ja kulttuuriin). Oletuksena siis on, että suurempi yhdenmukaisuus näiden tekijöiden välillä johtaa todennäköisemmin virtuaalitiimien menestyksekkääseen työskentelyyn.
Tieto- ja viestintätekniikan edistysaskeleet ovat antaneet organisaatioille mahdollisuuden hyödyntää virtuaalityöskentelyä strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Tähänastiset tutkimustulokset virtuaalityöskentelyn tuloksista ovat kuitenkin ristiriitaisia. Toisaalta virtuaalitiimien on raportoitu tuottavan parempia työs-kentelytuloksia, tehokkaampaa päätöksentekoa, yksilöllisempiä ja korkealaatuisempia ideoita, kehittävän alkuperäisempiä ratkaisuja ongelmiin, mahdollistavan organisaatioille tehokkaampaa ajankäyttöä ja matkakulujen säästöä, lahjakkuuksien rekrytointia maailmanlaajuisesti sekä nopeampaa reagointia globaaleihin trendeihin. Toisaalta virtuaalisuuden on raportoitu aiheuttavan ongelmia muun muassa viestinnässä, luottamuksen rakentamisessa, tiedon jakamisessa ja tehtävien koordinoinnissa. Lisäksi virtuaalitiimien jäsenten on havaittu altistuvan kasvaneille työperäisille riskeille, kuten fyysisille ja psykososiaalisille riskeille liittyen muun muassa koti- ja työelämän rajan hämärtymiseen, työpaikan ergonomian heiken-tymiseen ja eristyksissä työskentelyyn.
Aiemmat tutkimukset ovat osoittaneet, että virtuaalitiimien jäsenten yksilölliset kyvykkyydet voivat lievittää tai jopa kumota virtuaaliympäristön aiheuttamia ongelmia ja riskejä. Yksilöllisten kykyjen lisäksi tilanteen konteksti, kuten johtajuus ja organisaatiokulttuuri, ovat tärkeitä virtuaalitiimien jäsenten tehokkuuden lisäämisessä ja työperäisten riskitekijöiden vähentämisessä. Näin ollen virtuaali-työskentelyn hyötyjen konkretisoimiseksi ja globaalin työvoiman menestyksekkääksi johtamiseksi organisaatioiden on kyettävä sekä tunnistamaan ja kehittämään yksilöllisiä virtuaalitiimityöskentelyn kyvykkyyksiä, että kehittämään organisaatio-kulttuuria, joka tukee kyvykkyyksien hyödyntämistä ja kehittämistä virtuaalisessa työympäristössä. Päähaasteena tutkimuksessa on tällä hetkellä rajoittunut ymmärrys liittyen yhtäältä virtuaalitiimityöskentelyn kyvykkyyksiin ja toisaalta kyvykkyyksien ja niiden toteutumista lisäävien tai vähentävien ympäristötekijöiden monimutkaisiin suhteisiin.
Tämän tutkimuksen tavoitteena oli kehittää akateemista ja käytännön ymmärrystä kyvykkyyksistä ja kyvykkyyksien hyödyntämisestä sekä ulkoisten tiimi- ja organisaatiotason tekijöiden monimutkaisesta suhteesta. Kriittinen realismi ja tapaustutkimusmenetelmät valikoituivat tutkimuksen lähestymistavaksi, sillä ne mahdollistavat kontekstuaalisen ymmärryksen kehittämisen monimutkaisista ilmiöistä. Tässä tutkimuksessa – toisin kuin useimmissa muissa virtuaalitiimiä ja johtamista käsittelevissä tutkimuksissa – toimijuus annettiin yksilöille. Tutkimuksen lähtöoletuksena on, että yksilöt ovat virtuaalitiimien menestyksen pääasiallisia ajureita ja näin ollen myös parhaiten ymmärtävät, miten virtuaalitiimien kohtaamat rajoitteet voidaan selättää osana monimutkaista vuorovaikutteista prosessia. Tästä seuraten tutkimusaineisto kerättiin syvähaastatteluilla 24 virtuaalitiimeissä päivittäin työskentelevältä ammattilaiselta.
Analyysiprosessissa toteutettiin iteratiivisesti teorian ja tutkimusaineiston vuoropuheluna, mikä auttoi kehittämään sekä empiirisesti perusteltua että teoreettisesti tuettua ymmärrystä yksilöllisistä kyvykkyyksistä ja organisaation tukimekanismeista. Sisällön- ja narratiivianalyysimenetelmiä käytettiin sekä erilaisten löydösten kategorisoimiseen että niiden välisten yhteyksien luomiseen. Tutkimus sisälsi kolme erillistä, mutta toisiinsa liittyvää vaihetta: 1) virtuaalitiimien jäsenten kokemien päähaasteiden tunnistamisen, 2) yksilöllisten, haasteiden voittamisessa auttavien kyvykkyyksien tunnistamisen, ja 3) ulkoisten, kyvykkyyksien soveltamista tukevien tiimi- ja organisaatiotason tekijöiden tunnistamisen.
Empiirisen aineiston ja kirjallisuuden analyysi ensimmäisessä vaiheessa johti perusteelliseen katsaukseen haasteista, jotka saattavat haitata virtuaalitiimien jäsenten tehokkuutta. On kuitenkin tärkeää huomata, että pääosa virtuaalitiimejä koskevasta kirjallisuudesta käsittelee haasteita muuttumattomina ja kaikille yhtäläisinä. Vaihtoehtoisessa tutkimussuuntauksessa taas on havaittu, että se, miten yksilöt kokevat haasteita, riippuu muun muassa heidän aikaisemmista koke-muksistaan, kyvykkyyksistään ja sosiaalisista tilannetekijöistä. Haasteiden koke-mukseen perustuva lähestymistapa on kuitenkin suhteellisen monimutkainen, sillä tarkastelunäkökulmia on useita. Tämä tutkimus voi kuitenkin auttaa valaisemaan joitakin yleistettävissä olevia malleja ja prosesseja eri tilanteissa ja eri yksilöiden kohdalla. Osana tämän tutkimuksen kontribuutiota kehitettiin haasteiden muodostu-misen malli, joka perustuu yksilöiden aikaisempiin kokemuksiin virtuaalitiimityöskentelystä. Tämä tutkimus paljasti myös, että yksilöt käyvät läpi kolme erillistä vaihetta sopeutuessaan virtuaalitiimityöhön, joihin kaikkiin sisältyy erilaisia haasteita ja jotka edellyttävät erilaisia kyvykkyyksiä ja organisaation tukimekanismeja.
Toisessa vaiheessa, virtuaalitiimien jäsenten kohtaamien haasteiden ja prosessien määrittelyn jälkeen keskityttiin tutkimaan akateemisia ja empiirisiä näkemyksiä kyvykkyyksistä, jotka voivat auttaa haasteiden voittamisessa. Kattava virtuaalityöskentelyyn liittyvä kyvykkyyskehys kehitettiin yhdistelemällä olemassa olevaa tutkimustietoa virtuaalitiimeistä, kyvykkyystutkimusten tuloksia muilta aloilta ja empiirisestä tutkimusaineistosta saatuja löydöksiä. Lisäksi kehyksen kehittämistä edelsi perusteellisen katsauksen suorittaminen kyvykkyyden käsitteen ja siihen liittyvien tekijöiden (arvot, asenteet, tieto ja taidot) osalta, mikä voi osaltaan auttaa kyvykkyyden käsitteeseen liittyvän käsiteellisen epäselvyyden vähentämisessä akateemisessa kirjallisuudessa
Kolmannessa vaiheessa keskityttiin akateemisessa kirjallisuudessa vielä vähemmän tutkittuun organisaation oppimisen (OL) alueeseen. Vaikka OL-tutkimuksesta on löydettävissä viitteitä tutkimustuloksista liittyen kyvykkyyksien hyödyntämisen tukemiseen, OL-tutkijat itse peräänkuuluttavat lisää tutkimusta, joka tarjoaisi konkreettisempia työkaluja organisaatioiden kontekstissa. Tässä tutkimuksessa pyrittiin luomaan uutta tutkimustietoa muun muassa sisällyttämällä tutkimuksen tavoitteeseen motivaatioteoriaan pohjaavan itsemääräämisteorian (SDT), joka osaltaan auttaa selittämään ulkoisten tilannetekijöiden ja kyvykkyyksien välistä monimutkaista suhdetta. SDT-kehyksen pohjalta kirjallisuudesta ja empiirisestä tutkimusaineistosta nousi esiin useita näkökohtia, jotka tukevat kyvykkyyksien hyödynnettävyyttä virtuaalitiimeissä. Yhteenvetona voidaankin sanoa, että virtuaalitiimeissä keskittyminen yksilön sopeutumisprosessiin ja hänen kokemiinsa rajoitteisiin sekä yksilön kyvykkyyksiin ja tiimi- ja organisaatiotason tukimekanismeihin voi merkittävästi edistää virtuaalitiimien menestyksekästä työskentelyä.
Tämä tutkimus tarjoaa pääasiallisena kontribuutionaan olemassa olevan virtuaalitiimitutkimuksen yhdistävän kehyksen, joka selittää virtuaalitiimien menestystekijöitä. Vastaavanlaista, menestystekijöiden monimutkaisia suhteita ja kontekstia selkeyttävää synteesiä olemassa olevasta tutkimuksesta ei ole vielä tehty. Tämän tutkimuksen tulosten perusteella ehdotetaan kolmea toisiinsa liittyvää, mutta erillistä jatkotutkimussuuntaa: a) jatkotutkimus keskittyen virtuaalitiimeihin liittyviin rajoitteisiin, b) jatkotutkimus keskittyen virtuaalitiimin jäsenten yksilöllisiin ominaisuuksiin (kuten kyvykkyyksiin, motivaatioon ja aikaisempiin kokemuksiin), ja c) jatkotutkimus keskittyen tiimi- ja organisaatiotason tukimekanismeihin (kuten työkaluihin, johtajuuteen ja kulttuuriin). Oletuksena siis on, että suurempi yhdenmukaisuus näiden tekijöiden välillä johtaa todennäköisemmin virtuaalitiimien menestyksekkääseen työskentelyyn.
Kokoelmat
- Väitöskirjat [2845]