Promoting supply chain transparency and circularity with the EU Digital Product Passport

Abstract

Sustainability has emerged as a significant strategic factor for companies due to the continuously growing expectations and demands from supply chain stakeholders. Especially, the circular economy has gained traction among policymakers and industry stakeholders, driving it to the forefront of political and strategic agendas. Enhancing transparency across the entire supply chain is crucial for organizations aiming to improve the efficiency of production processes, the circularity of end-of-life materials and products and promote responsible consumption. However, this transition is currently hindered by inadequate visibility, transparency, and standardized data-sharing practices within supply chains. The European Commission's proposal for the Ecodesign for Sustainable Products Regulation (ESPR) introduces Digital Product Passports (DPPs) to offer concrete solutions to mitigate the barriers to adopting sustainable business practices. The DPPs are designed to facilitate the gathering and disclosing of information in supply chains aiming to further sustainable procurement, production, and recycling processes as well as more responsible purchasing decisions from consumers. Despite the evident potential of the DPPs to improve supply chain transparency, challenges remain in collecting and sharing vast amounts of information about processes and product details in practice. This study investigates the key factors in successfully implementing a DPP as well as their role in improving supply chain transparency and promoting the adoption of circular business models. This study is conducted as qualitative research, where empirical data is collected from five expert interviews. The study also examines the benefits of proactivity towards the planning and implementation process of the DPPs and provides answers to the following research questions: (1) What are the critical success factors for implementing the Digital Product Passport to improve supply chain transparency and circularity? (2) How can companies benefit from preparing early for the implementation of DPPs? The findings suggest that ensuring the necessary technology, enhancing collaboration, adopting unified DPP standards, and building motivation towards the adoption are the most critical success factors for implementing a DPP from a practical perspective. The inability to achieve these goals can act as a barrier to the successful implementation of the digital product passport, also making it impossible to fully realize the objectives of the concept. The implementation of the DPPs does not automatically lead to improved transparency; rather, the results showed that the credibility of the DPP’s content, as well as the motivation to use it and achieve its goals, stemming from both businesses and consumers, are of key importance. The results clearly indicate that a proactive approach to the planning and implementation of DPPs provides companies with numerous benefits, including the minimization of financial and reputational risks, the creation of a competitive advantage, and the establishment of a stable technological foundation for the digital passport, which significantly facilitates its eventual implementation. Digital product passports are still scarcely studied and are an emerging concept, which inherently carries uncertainty and limits the broad generalizability of the findings, especially before further practical research and revision of the upcoming standards.

Vastuullisuudesta on tullut yrityksille merkittävä strateginen tekijä toimitusketjun sidosryhmien jatkuvasti kasvavien odotusten ja vaatimusten myötä. Erityisesti kiertotalous on saanut jalansijaa poliittisten päättäjien ja toimialojen eri sidosryhmien keskuudessa, mikä on lisännyt aiheen näkyvyyttä myös osana strategisia ja poliittisia agendoja. Läpinäkyvyyden parantaminen koko toimitusketjun laajuudella on keskeistä organisaatioille, jotka pyrkivät parantamaan tuotantoprosessiensa tehokkuutta, materiaalien ja tuotteiden kierrätystä niiden elinkaaren loppuvaiheessa sekä edistämään vastuullista kulutusta. Merkittävänä esteenä toimintamallien muuttamiselle on kuitenkin riittämätön näkyvyys ja läpinäkyvyys toimitusketjuissa sekä standardoitujen tiedonjakokäytäntöjen puute. Euroopan komission kestävien tuotteiden ekosuunnitteluasetus (ESPR) esittelee digitaalisen tuotepassin (DPP) konkreettisena ratkaisuna kestävämpien liiketoimintamallien implementoinnin tukemiseksi. Digitaalinen tuotepassi on suunniteltu helpottamaan tiedon keräämistä ja jakamista toimitusketjuissa ja sen tavoitteena on edistää kestäviä hankinta-, tuotanto- ja kierrätysprosesseja sekä vastuullisempia kulutuspäätöksiä. Vaikka digitaalisten tuotepassien potentiaali toimitusketjun läpinäkyvyyden parantamisessa on merkittävä, käytännön haasteeksi nousee suuren datamäärän kerääminen, hallinnointi ja jakaminen tehokkaasti lukuisista eri lähteistä, kuten tuotantoprosesseista ja tuotetiedoista. Tämä tutkimus pyrkii selvittämään, mitkä ovat kriittiset menestystekijät digitaalisten tuotepassin onnistuneeseen implementointiin sekä mikä on digipassin rooli toimitusketjun läpinäkyvyyden parantamisessa ja kiertotalousmallien omaksumisessa. Tutkimus tarkastelee myös, miten yritykset voivat hyötyä digitaalisen tuotepassin aikaisesta suunnittelusta ja implementoinnista sekä vastaa seuraaviin tutkimuskysymyksiin: (1) Mitkä ovat kriittiset menestystekijät digitaalisen tuotepassin onnistuneeseen implementointiin, jotta toimitusketjun läpinäkyvyys ja kiertotalousmallit paranevat? (2) Miten yritykset voivat hyötyä valmistautumalla aikaisin ja ennakoivasti digitaalisen tuotepassin käyttöönottoon? Tutkimus on toteutettu laadullisena tutkimuksena, jossa empiirinen aineisto on kerätty viidestä asiantuntijahaastattelusta. Tulokset osoittavat, että tarvittavan teknologian varmistaminen, yhteistyön lisääminen, yhtenäisten DPP-standardien omaksuminen ja motivaation rakentaminen ovat tärkeimmät tekijät digitaalisen tuotepassin toteuttamisessa käytännön implementoinnin näkökulmasta. Näiden kriittisten tekijöiden jääminen saavuttamatta voi estää digitaalisen tuotepassin onnistuneen implementoinnin ja estää myös konseptin perimmäisten tavoitteiden saavuttamisen. Digitaalisen tuotepassin käyttöönotto ei automaattisesti paranna läpinäkyvyyttä; sen sijaan tutkimustulokset osoittivat, että digitaalisen tuotepassin sisällön luotettavuus sekä yritysten ja kuluttajien motivaatio tuotepassin käyttämistä ja asetettujentavoitteiden saavuttamista kohtaan ovat avainasemassa. Tuloksista kävi myös selkeästi ilmi, että ennakoiva lähestymistapa digitaalisen tuotepassin suunnitteluun ja toteutukseen tarjoaa yrityksille lukuisia etuja, kuten taloudellisten ja maineeseen liittyvien riskien minimoinnin, kilpailuedun luomisen sekä vakaan teknologisen perustan rakentamisen digitaalista tuotepassia varten, mikä voi helpottaa merkittävästi sen lopullista käyttöönottoa. Digitaaliset tuotepassit ovat edelleen niukasti tutkittu aihe sekä nouseva teknologinen konsepti, mikä lisää tutkimukseen liittyvää epävarmuutta ja rajoittaa löydösten laajaa yleistettävyyttä, erityisesti ennen käytännön lisätutkimusta ja tulevien standardien tarkentumista.