Governance approaches for organizations using generative AI

Abstract

Generative artificial intelligence (GenAI) has been increasingly gaining presence as a tool in everyday life, as applications such as ChatGPT, Microsoft CoPilot and Midjourney have taken their share of the markets during recent years. The use of GenAI in organizational processes however has raised concerns about various ethical challenges relating to for example authenticity and truthfulness, bias and fairness, transparency, responsibility and accountability, security, and human competencies. It is possible, that the challenges of GenAI could be mitigated through organizational AI governance practices. While the GenAI technology is rapidly evolving, the governance practices of it are still a relatively unexplored area of research. Previous literature has attempted to define organizational AI governance and what ethical principles should the use of AI follow. Even though potential ethical challenges are recognized by both the users and AI designers, only few concrete solutions for reducing them are available.This thesis aims to find governance practices that organizations could implement to ensure responsible use of AI especially focusing on the recent developments made in generative applications. Modern-day organizations might require an approach to AI governance that supports innovation and value creation while at the same time addressing ethical, social, and legal challenges of AI. This thesis examines the challenges of GenAI that organizations nowadays face and how these challenges are mitigated through governance practices in large organizations located in Finland. Through qualitative expert interviews analysed with the Gioia method, various GenAI governance means were found and multiple challenges, ethical and others, were explored. This thesis participates in a recently growing discussion about AI governance and offers solutions for organizations utilizing the technology to design and implement it ethically and responsibly to their operations.

Generatiivinen tekoäly teknologia on kasvattanut suosiotaan lähivuosina monessa eri kontekstissa, kun sen sovellukset kuten ChatGPT, CoPilot sekä Midjourney ovat saapuneet markkinoille. Generatiivisen tekoälyn käyttö organisaatioiden prosesseissa on kuitenkin nostanut esille eettisiä huolia, koskien muun muassa aitoutta, reiluutta, läpinäkyvyyttä, vastuullisuutta, turvallisuutta ja ihmisten taitoja. On mahdollista, että generatiivisen tekoälyn haasteita organisaatioissa voitaisiin minimoida tekoälyn hallinnoinnin keinojen avulla. Generatiivisen tekoälyn hallinnointi on vielä suhteellisen tutkimaton aihealue, samalla kun tämä teknologia on kehittynyt nopeaan tahtiin. Aiempi tutkimus on pyrkinyt määrittelemään, mitä organisaatioiden tekoälyn hallinta on ja mitä eettisiä periaatteita käytön tulisi noudattaa. Vaikka käyttäjät ja tekoälyn kehittäjät tunnistavat useita potentiaalisia eettisiä haasteita tekoälyn käytössä, konkreettisia ratkaisuja niiden vähentämiseksi on ollut vähän saatavilla. Tämä opinnäytetyö pyrkii löytämään niitä hallinnoinnin keinoja, mitä generatiivista tekoälyä hyödyntävät organisaatiot voisivat hyödyntää minimoidakseen tämän teknologian haasteita ja edistääkseen vastuullista toimintaa. Nykypäivän organisaatiot saattavat tarvita tekoälyn hallinnointiin lähestymistavan, mikä tukee innovaatioita sekä arvon luontia samalla kuitenkin ottaen huomioon eettiset, sosiaaliset ja lailliset tekoälyn haasteet. Tämä opinnäytetyö tutkii, mitä haasteita Suomessa toimivat isot organisaatiot kohtaavat generatiivisen tekoälyn käytössä ja miten näitä haasteita voitaisiin lieventää hallinnoinnin keinojen avulla. Laadullisia asiantuntija haastatteluita hyödyntäen, useita generatiivisen tekoälyn, sekä eettisiä että muita, haasteita ja niiden hallinnoinnin keinoja löydettiin. Tämä opinnäytetyö osallistuu lähiaikoina lisääntyneeseen keskusteluun generatiivisen tekoälyn hallinnoinnin ympärillä ja pyrkii tarjoamaan mahdollisia ratkaisuja organisaatioille eettiseen ja vastuulliseen tekoälyn hyödyntämiseen.