Henkilöstösuunnittelun tiedonhallintatyökalu erikoissairaanhoidon vuodeosastoilla – lähijohtajien näkökulma

Abstract

Lähijohtajilla on merkittävä rooli vuodeosastojen toiminnan johtamisessa. He tekevät päivittäin päätöksiä, joilla on vaikutusta yksikön toimintaan, mutta myös yksittäiseen työntekijään. Päätöksenteon tukena lähijohtajilla on käytössä monia eri tietojärjestelmiä. On tärkeää, että tieto, mitä tietojärjestelmät tarjoavat on oikea-aikaista, tarkoituksenmukaista ja helposti löydettävissä.

Tutkimus oli kuvaileva poikkileikkaustutkimus, jonka tarkoituksena oli kuvata lähijohtajien kokemuksia ja tarpeita henkilöstösuunnittelun tiedonhallintatyökaluista. Aineisto kerättiin marras-joulukuussa 2021 kahdella fokusryhmähaastattelulla, jota täydennettiin kahdella yksilöhaastattelulla. Haastateltavien rekrytointia vaikeutti pandemiasta ja työtaisteluista johtuva poikkeuksellisen haastava tilanne sairaalassa. Haasteluihin osallistui yhden sairaanhoitopiirin osastonhoitajia (n=4) ja apulaisosastonhoitajia (n=2). Tutkimusaineisto analysoitiin induktiivisella sisällönanalyysillä.

Lähijohtajat kuvasivat henkilöstöhallinnan tietojärjestelmien olevan tärkeä osa päivittäistä toimintaa. Tulosten mukaan lähijohtajilla täytyi olla riittävästi tietoa henkilöstösuunnittelua varten osaston tilanteesta ja hoitotyöntekijöistä. Tiedonhallintatyökalujen tuli mahdollistaa yhteistyö eri ammattiryhmien ja yksiköiden välillä. Lähijohtajilla oli merkittävä rooli tietojärjestelmien käytössä. He edellyttivät tietojärjestelmiltä monia ominaisuuksia, kuten luotettavuutta ja käytettävyyttä. Lisäksi tiedonhallintatyökalujen tuli lähijohtajien mukaan sisältää yksilö- ja yksikkökohtaisia muokattavia toimintoja. Tulosten mukaan hyvin toimiessaan tietojärjestelmät tukivat osaston jokapäiväistä toimintaa kognitiivisten toimintojen ja raportoinnin osalta.

Lähijohtajilla oli sekä positiivisia että negatiivisia kokemuksia käytössä olevista tietojärjestelmistä. Tietojärjestelmät eivät kuitenkaan palvelleet lähijohtajien henkilöstösuunnittelun päätöksentekoa. Tulevaisuudessa lähijohtajia tulisi ottaa mukaan tietojärjestelmien kehittämiseen, jolloin tietojärjestelmät palvelisivat paremmin heidän ja sitä kautta yhteiskunnan tarpeita.

Nurse managers play an important role in maintaining the functioning of the department. Their day-to-day decisions affect departmental activities but also care workers. There are many information systems that support the decision making in nurse management level. Nurse managers benefit from information systems where data is real time, appropriate and easy to find.

The purpose of this descriptive cross-sectional study was to describe the nurse managers experiences and needs for human resource planning tools. The data were collected in two focus group interviews and two individual interviews. The interviews were conducted in November-December 2021 with nurse managers (n=4) and assistant nurse managers (n=2) who worked in a hospital district in Finland. The research data were analysed with inductive content analysis.

Human resource information systems were important in daily operations’ management from the nurse managers’ points of view. Nurses had information needs concerning the ward situation and care worker. Information systems should also support collaboration at all levels. Nurse managers had an important role in the use of information systems. They were users and enabled the use of systems. There were features in the systems that nurses’ demand including reliability and usability. When information systems worked properly, they supported cognitive functions, reporting and department-specific functions and collaboration.

Nurse managers had both negative and positive experiences about the information systems in use. Information systems do not assist nurse managers’ decision making sufficiently at the moment. Developers should take into account the opinion of nurse managers at all stages of development of information systems to make sure that the relevant systems would meet nurse managers needs better and thereby serve society.