Readiness for Change and its implications on Organizational Change Implementation

Abstract

Readiness for change can be used to improve an organization’s internal alignment about change. Process of changing requires that individuals representing various parts of the organization contribute to the change, but there often exists conflicting goals and priorities. Misunderstandings arise when individuals have asymmetric information about the change, and this may lead into misinterpretations such as perceived resistance. Proactive creation of readiness requires organizational effort, but the resulting improved change process and more successful implementation can provide the organization benefits that outweigh the time and resources spent.

This thesis examines how an organization can proactively create readiness for change prior to implementation. It was conducted as a qualitative case study in which eight individuals representing change introducing and change receiving side of the case setting were interviewed about their experiences and perceptions related to past change implementations. The collected data was analysed thematically using existing literature as conceptual basis.

The results demonstrate that readiness for change, when approached from an individual level and seen as a positive attitude towards change, provides a solid foundation on which collective shared understanding of the change can be built on. The findings indicated that when individuals from different sides of the change are not aligned, there are no change supportive behaviours needed in management of the change process prior to and during the implementation.

Overall, the findings indicate that for there to be successful readiness creation, individuals representing different hierarchical levels and sides of the change must first create conditions that enable key personnel to effectively apply strategies useful in creation of readiness. Moreover, the study proposes that organizations can create such conditions by considering readiness from the outset of the change. This ensures that misunderstandings are resolved before they grow into bigger challenges.

Organisaatiot voivat käyttää muutosvalmiutta vahvistaakseen sisäistä yhteisymmärrystä muutoksesta. Muutosprosessi vaatii eri sidosryhmien osallistumista muutokseen, mutta osallistumiseen voi liittyä haasteita osapuolien eriävien tavoitteiden ja päämäärien vuoksi. Jos muutokseen liittyvä tiedonkulku eri osapuolien välillä on epäsymmetristä, seurauksena voi olla väärinkäsityksiä, joissa muutoksen osapuoli saatetaan nähdä muutosta vastustavana, vaikka näin ei todellisuudessa olisi. Ennakoiva muutosvalmiuden luominen vaatii organisaatiolta ponnistelua, mutta siitä saatavat hyödyt kuten parantunut muutosprosessin johtaminen ja onnistuneempi muutoksen toimeenpano voivat ylittää käytetyn ajan ja voimavarat.

Tämän tutkielman tarkoitus oli selvittää miten organisaatiot voivat ennakoivasti luoda muutosvalmiutta ennen muutoksen toimeenpanoa. Tutkielma suoritettiin kvalitatiivisena tapaustutkimuksena, jossa haastateltiin yhteensä kahdeksaa henkilöä tapausympäristön muutosta johtavalta ja toimeenpanevalta puolelta heidän kokemuksistaan liittyen menneisiin muutosten toimeenpanoihin. Haastatteluista kerätyt tiedot analysoitiin temaattisesti kirjallisuuskatsauksen perustaan pohjautuen.

Tutkimuksen tulokset osoittavat, että muutosvalmiuden ymmärtäminen yksilötasolla positiivisena asenteena muutosta kohtaan antaa hyvän valmiuden kollektiivisen muutosvalmiuden luomiselle. Tutkimuksen löydökset indikoivat, että jos muutoksen osapuolien välillä ei ole yhteisymmärrystä muutoksesta, ei muutosta tukevaa käyttäytymistä esiinny. Muutosta tukeva käyttäytyminen puolestaan on hyödyllistä muutosprosessin johtamisessa sekä ennen muutoksen toimeenpanoa, että sen aikana.

Tutkimustulosten perusteella tuloksellinen muutosvalmiuden luominen vaatii, että henkilöt organisaation eri tasoilta ja muutoksen eri puolilta luovat ympäristön, joka mahdollistaa avainhenkilöiden tehokkaan osallistumisen muutosvalmiuden luomiseen. Tutkimus ehdottaa, että muutosvalmiuden huomioiminen jo ennen muutosprosessin alkua myötävaikuttaa soveltuvan ympäristön luomisessa, sillä mahdolliset väärinkäsitykset voidaan ratkaista ennen niiden kasvamista ongelmaksi.