Challenges of supply market intelligence utilization in supply risk management

Abstract

The complex global market, including intensified competition, technological progress, and intricate supply networks, presents diverse risks for organizations. With modern supply chains heavily reliant on external resources, effective risk management actions are needed to navigate this heightened uncertainty. Organizations must improve their access to information from the upstream supply chain to effectively identify and mitigate potential risks. Systematic and efficient supply risk management (SRM) requires a deep understanding of supply market dynamics, facilitated by supply market intelligence (SMI). Despite its importance, there is still limited understanding of effective utilization of SMI and its connection with SRM. Thus, SMI utilization remains limited in many companies.

This study has been conducted as a commission for a business unit in a Finnish technology company operating in swiftly changing energy markets. The purpose of this study is to systematically investigate the challenges of employing SMI within the SRM process in a supply management function of the case company. The study aims to provide managerial contribution to a practical issue of the case company and to address the research gaps identified from the literature.

A theoretical framework was constructed based on the literature review and it aims to explain the connections and ways to address the challenges of SMI utilization systematically. Leavitt’s Diamond model provided foundational support for the framework as its organizational components serve as the basis for the components incorporated into SMI in the framework. The research approach for this study is qualitative and action oriented. Five semi-structured interviews were conducted, and they were supported and reinforced with observations from the case company. The research material was analysed with themes found in the theoretical framework.

The findings of this study include the identified SMI utilization challenges from the case company’s risk identification and monitoring phases. The findings indicate that the challenges are found from each SMI component. In risk identification, the most prominent challenges were recognized to be creation of SMI processes, SMI communication, lack of technological and human resources, and unclarities in responsibilities. It was also identified that SMI for risk monitoring is not well established, which is aligned with the existing literature. This study fills in the research gap between SMI and SRM literature both as distinct subjects and combined together. It provides understanding around the challenges and provides a basis for further development within the case company. The thesis is also evaluated from a critical perspective and limitations are presented with suggestions for future research.

Organisaatiot kohtaavat moninaisia riskejä monimutkaisilla globaaleilla markkinoilla, joille ominaista ovat kiihtyvä kilpailu, teknologinen kehitys ja mutkikkaat toimitusketjut. Koska nykyaikaiset toimitusketjut ovat riippuvaisia ulkoisista resursseista, organisaatioiden täytyy kehittää kykyään kerätä tietoa toimittajamarkkinoista voidakseen tunnistaa ja hallita riskejä tehokkaasti. Järjestelmällinen ja tehokas hankintariskienhallinta (supply risk management) vaatii ymmärrystä toimittajamarkkinoiden dynamiikoista, jonka toimittajamarkkinatieto (supply market intelligence, SMI) mahdollistaa. Huolimatta sen tärkeydestä, ymmärrys tehokkaasta SMI:stä ja sen yhteydestä hankintariskienhallintaan on kuitenkin vähäistä. Siksi SMI:n hyödyntäminen on useassa yrityksessä rajoittunutta.

Tämä tutkimus on tehty toimeksiantona nopeasti kehittyvillä energiamarkkinoilla toimivan suomalaisen teknologiayrityksen yksikölle. Tutkimuksen tarkoituksena on tunnistaa haasteita, joita SMI:n hyödyntämisessä kohdataan hankintariskienhallinnan prosessissa hankintatoimen (supply management) tehtävissä. Tutkimuksen tavoitteena on tarjota ymmärrystä kohdeyrityksen käytännön ongelmaan, sekä täyttää kirjallisuudesta löytyneitä tutkimusaukkoja.

Teoreettinen viitekehys on luotu hyödyntäen olemassa olevaa kirjallisuutta ja se pyrkii selittämään yhteyksiä ja tapoja tunnistaa SMI:n hyödyntämisen haasteisiin järjestelmällisesti. Leavittin timanttimalli tarjoaa perustavanlaatuista tukea viitekehykselle, sillä mallin organisatoriset komponentit toimivat perustana viitekehykseen sisällytetyille SMI:n komponenteille. Tutkimuksessa on käytetty laadullista ja toiminta-analyyttista tutkimusotetta. Aineisto kerättiin viidellä puolistrukturoidulla haastattelulla, joita kohdeyrityksestä tehdyt havainnot tukevat ja tarkentavat. Tutkimusaineisto analysoitiin teemoilla, jotka koottiin teoreettisen viitekehyksen pohjalta.

Tutkimuksen tulokset sisältävät haasteet, jotka löydettiin kohdeyrityksen riskien tunnistamis-, ja seurantavaiheista. Löydökset osoittavat, että haasteita löytyi jokaisesta SMI:n komponentista. Riskien tunnistamisvaiheessa selkeimmät tunnistetut haasteet liittyivät SMI prosessien luomiseen, SMI:n kommunikaatioon, teknologisten ja henkilöstön resurssien puutteeseen, ja epäselvyyksiin vastuualueissa. Lisäksi havaittiin, että riskien seurantavaiheessa SMI toiminnot eivät ole selkeästi määriteltyjä, mikä on linjassa olemassa olevan kirjallisuuden kanssa. Tämä tutkimus täyttää kirjallisuudesta löytyneitä tutkimusaukkoja SMI:stä ja hankintariskienhallinnasta, sekä erillisinä aiheina että yhdistettynä. Se ymmärrystä haasteista ja luo perustan kohdeyrityksen toimintojen kehitykselle. Tutkimusta arvioidaan myös kriittisesti ja rajoitteita esitellään, joiden lisäksi ehdotuksia jatkotutkimukselle ehdotetaan.