Enabling successful change initiatives in the banking sector : Extensive case study on digital transformations

Abstract

The banking sector faces inevitable changes to its core IT systems due to outdated technology and generated backlog in internal systems. Therefore, IT system reform transformations are crucial for ensuring the continuation of operations and maintaining future competitiveness. This thesis took a qualitative approach by examining the implementation of major digital transformations within a prominent Finnish banking organization, focusing on IT system reforms. The study analyzed the strengths and weaknesses of current operations from a management perspective and generated factors for successful transformation execution. The current literature has not adequately addressed this issue.

The research employed a qualitative case study methodology, exploring three simultaneous IT system transformations. This research gathered data through eight semi-structured interviews with personnel in three different management positions. The analysis was conducted using abductive thematic analysis.

The findings identified the transformation lifecycle in digital transformations within the banking sector, containing the planning, implementation, and sustaining stages. The planning stage was considered the most critical stage. Four key factors were identified that complement successful change and six key factors that can hinder successful implementation. The success factors were identifying the need for change, recognizing the benefits of change, understanding the positives in the current operations, and identifying the factors for successful implementation. The change debilitations were implementing multiple transformations simultaneously, the need for change management, risks involved with corresponding partners, the critical role of top management, neglecting the structuring of resources appropriately, and ambiguity within roles and responsibilities among stakeholders. These primary factors are characterized by several sub- factors of varying importance, which are detailed in the study.

Pankkiala kohtaa väistämättömiä muutoksia ydintietojärjestelmiinsä vanhentuneen teknologian ja sisäisiin järjestelmiin kertyneen ylijäämän vuoksi. Näin ollen tietojärjestelmäuudistukset ovat keskeisiä toiminnan jatkuvuuden ja tulevaisuuden kilpailukyvyn varmistamiseksi. Toistaiseksi kirjallisuus ei ole riittävästi käsitellyt tätä aihetta. Tässä opinnäytetyössä käytettiin laadullista lähestymistapaa tutkimalla suurten digitaalisten muutosten toteutumista merkittävässä suomalaisessa pankkiryhmässä keskittyen tietojärjestelmäuudistuksiin. Tutkielmassa analysoitiin nykyisten toimintojen vahvuuksia ja heikkouksia johdon näkökulmasta. Tavoitteena oli löytää väyliä onnistuneen muutosprosessin toteuttamiseksi.

Opinnäytetyön toteuttamisessa käytettiin laadullista tapaustutkimusmenetelmää, jossa tutkittiin kolmea samanaikaista tietojärjestelmäuudistusta. Aineisto kerättiin kahdeksan puolistrukturoidun haastattelun avulla, joissa haastateltiin kolmen eri johtotehtävän henkilöitä. Analyysi toteutettiin abduktiivisella temaattisella analyysillä.

Haastattelujen perusteella tunnistettiin pankkialan digitaalisten muutosten elinkaari, joka koostuu suunnittelu-, toteutus- ja ylläpitovaiheista. Suunnitteluvaihetta pidettiin kaikista kriittisimpänä. Haastattelujen perusteella tunnistettiin erityisesti neljä onnistunutta muutosta tukevaa ja kuusi sitä estävää tekijää. Onnistumistekijöitä olivat muutostarpeen tunnistaminen, muutoksen hyötyjen tiedostaminen, nykyisten toimintojen positiivisten puolien ymmärtäminen ja transformaation onnistuvien tekijöiden havaitseminen. Muutosta estäviä tekijöitä olivat useiden muutosten samanaikainen toteuttaminen, muutosjohtamisen riittämättömyys, yhteistyökumppaneiden kanssa ilmenevät riskit, johdon kriittisen roolin välttely, resurssien asianmukaisen jäsentämisen riittämättömyys sekä roolien ja vastuiden epäselvyys sidosryhmien keskuudessa. Nämä tekijät jaettiin vielä alaryhmiin, joissa vaikutusten tärkeys otettiin huomioon.