Exploring organizational requirements for contract lifecycle management solution
Niemelä, Janne (2025-03-28)
Exploring organizational requirements for contract lifecycle management solution
(28.03.2025)
Julkaisu on tekijänoikeussäännösten alainen. Teosta voi lukea ja tulostaa henkilökohtaista käyttöä varten. Käyttö kaupallisiin tarkoituksiin on kielletty.
suljettu
Julkaisun pysyvä osoite on:
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2025041426643
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2025041426643
Tiivistelmä
Contract lifecycle management (CLM) has evolved through three distinct waves of technological development. The latest wave is characterized by digital transformation trends in the development of AI- and cloud-technologies, as well as the increased utilization of big data. The study has been conducted in the context of a commissioning company in the shipbuilding industry, addressing an empirical gap by exploring the internal stakeholders’ needs and requirements for an effective CLM system. This thesis has explored how the commissioning company could leverage the trends of CLM to increase efficiency, mitigate risks, improve compliance factors, and automate its contract management processes.
The study has taken a qualitative, interpretivist research approach, employing an abductive research strategy to connect CLM theory with the internal stakeholders’ discovered insights. Conducting expert interviews has provided with a deep understanding of the stakeholders’ perceived needs and requirements, guiding in the identification of key CLM features that are required from an optimal CLM solution in the commissioning company. The findings have emphasized the role of improving contract accessibility, enhancing collaboration, and automating manual workflows. Additionally, the study has conceptualized the increased potential of AI-driven features in CLM, whilst also examining the value-added potential of utilizing existing technologies such as e-signatures and centralized cloud archives. The role of integration in CLM has been argued through ERP system and office applications being identified as crucial factors in ensuring reliable and timely contract data is accessed by end-users of the commissioning company. Key benefits of CLM development have been recognized as being in reducing repetitive workloads, which can enable stakeholders to increasingly focus on strategic contract management, as opposed to administrative CLM tasks.
The study concluded that the commissioning company should develop its CLM process from a simple archiving function towards an increasingly strategic process, that drives increased collaboration and brings operational efficiencies. AI-driven tools were conceptualized to have increased potential in the future, while currently offered automated workflows can streamline existing processes at the time of writing. The role of effective stakeholder management and appropriate change management initiatives were presented as critical factors in ensuring the successful implementation of a CLM solution. This research has contributed to the existing CLM knowledge by defining stakeholder needs and requirements within an organizational setting, highlighting both current capabilities and future potential of CLM, providing both managerial and theoretical insights for CLM needs and requirements. Sopimusten elinkaaren hallinta (CLM) on kehittynyt kolmen teknologisen kehitysaallon kautta. Tuoreimman aallon voi tiivistää digitaalisen muutoksen trendeihin tekoälyn, pilviteknologian ja massadatan lisääntyneessä hyödyntämisessä sopimushallinnassa. Tutkimus on toteutettu toimeksiantona laivanrakennusteollisuuden piirissä toimivalle yritykselle. Tutkimuksen tavoitteena on täyttää aukkoa aiemmassa ymmärryksessä tutkimalla yrityksen sisäisten sidosryhmien tarpeita ja vaatimuksia tehokkaalle CLM-järjestelmälle. Tutkimuksessa on selvitetty, kuinka tilaajayritys voi hyödyntää CLM:n trendejä lisätäkseen tehokkuutta, vähentääkseen riskejä, parantaakseen vaatimustenmukaisuutta ja automatisoidakseen sopimushallintaa.
Tutkimuksessa on käytetty kvalitatiivista, tulkitsevaa lähestymistapaa. Abduktiivinen tutkimusstrategia on valittu mahdollistamaan teorian yhdistäminen sisäisten sidosryhmien havaintoihin. Asiantuntijahaastattelut ovat mahdollistaneet syvän ymmärryksen luomisen sisäisten sidosryhmien tarpeista ja vaatimuksista, mikä on ohjannut tunnistamaan tärkeimmät CLM-ominaisuudet, joita optimaaliselta CLM-ratkaisulta vaaditaan. Tulokset ovat korostaneet sopimusten saavutettavuuden parantamisen, yhteistyön tehostamisen ja manuaalisten työnkulkujen automatisoinnin merkitystä sopimushallinnan kehityksessä. Tutkimuksessa on käsitteellistetty tekoälypohjaisten ominaisuuksien lisääntyvää potentiaalia CLM:ssä. Myös nykyisten teknologioiden, kuten sähköisten allekirjoitusten ja keskitetyn pilviarkiston hyödyntämisen potentiaalia on tutkittu. Integraation roolia CLM:ssä on korostettu. ERP-järjestelmä ja toimistosovellukset on tunnistettu keskeisiksi tekijöiksi, jotta voidaan varmistaa loppukäyttäjien pääsy luotettavaan ja oikea-aikaisen sopimustiedon pariin. CLM:n kehittämisen keskeisin lisäarvo on tunnistettu toistuvien työkuormien vähentämisessä, mikä mahdollistaa sidosryhmien lisääntyneen keskittymisen strategiseen sopimushallintaan perinteisten hallinnollisten tehtävien sijasta.
Tutkimuksessa todettiin, että toimeksiantajan tulisi kehittää CLM-prosessia yksinkertaisesta arkistointi toiminnosta yhä strategisemmaksi prosessiksi, joka lisää yhteistyötä ja tehokkuutta. Tekoälyyn pohjautuvien työkalujen arvioitiin tuovan lisääntyvää potentiaalia tulevaisuudessa, kun taas nykyhetkellä tarjotut automatisoidut työnkulut voivat virtaviivaistaa nykyisiä prosesseja. Tehokas sidosryhmähallinta ja asianmukainen muutosjohtaminen esitettiin kriittisinä tekijöinä onnistuneen CLM-projektin varmistamisessa. Tutkimus on lisännyt aiempaan ymmärrykseen määrittämällä CLM-järjestelmän tarpeita ja vaatimuksia yrityksen kontekstissa, korostaen CLM:n mahdollistamia nykyisiä parannuksia ja tulevaisuuden potentiaalia. Tutkimus on tarjonnut sekä johtamis- että teoreettisia näkemyksiä CLM:n tarpeista ja vaatimuksista.
The study has taken a qualitative, interpretivist research approach, employing an abductive research strategy to connect CLM theory with the internal stakeholders’ discovered insights. Conducting expert interviews has provided with a deep understanding of the stakeholders’ perceived needs and requirements, guiding in the identification of key CLM features that are required from an optimal CLM solution in the commissioning company. The findings have emphasized the role of improving contract accessibility, enhancing collaboration, and automating manual workflows. Additionally, the study has conceptualized the increased potential of AI-driven features in CLM, whilst also examining the value-added potential of utilizing existing technologies such as e-signatures and centralized cloud archives. The role of integration in CLM has been argued through ERP system and office applications being identified as crucial factors in ensuring reliable and timely contract data is accessed by end-users of the commissioning company. Key benefits of CLM development have been recognized as being in reducing repetitive workloads, which can enable stakeholders to increasingly focus on strategic contract management, as opposed to administrative CLM tasks.
The study concluded that the commissioning company should develop its CLM process from a simple archiving function towards an increasingly strategic process, that drives increased collaboration and brings operational efficiencies. AI-driven tools were conceptualized to have increased potential in the future, while currently offered automated workflows can streamline existing processes at the time of writing. The role of effective stakeholder management and appropriate change management initiatives were presented as critical factors in ensuring the successful implementation of a CLM solution. This research has contributed to the existing CLM knowledge by defining stakeholder needs and requirements within an organizational setting, highlighting both current capabilities and future potential of CLM, providing both managerial and theoretical insights for CLM needs and requirements.
Tutkimuksessa on käytetty kvalitatiivista, tulkitsevaa lähestymistapaa. Abduktiivinen tutkimusstrategia on valittu mahdollistamaan teorian yhdistäminen sisäisten sidosryhmien havaintoihin. Asiantuntijahaastattelut ovat mahdollistaneet syvän ymmärryksen luomisen sisäisten sidosryhmien tarpeista ja vaatimuksista, mikä on ohjannut tunnistamaan tärkeimmät CLM-ominaisuudet, joita optimaaliselta CLM-ratkaisulta vaaditaan. Tulokset ovat korostaneet sopimusten saavutettavuuden parantamisen, yhteistyön tehostamisen ja manuaalisten työnkulkujen automatisoinnin merkitystä sopimushallinnan kehityksessä. Tutkimuksessa on käsitteellistetty tekoälypohjaisten ominaisuuksien lisääntyvää potentiaalia CLM:ssä. Myös nykyisten teknologioiden, kuten sähköisten allekirjoitusten ja keskitetyn pilviarkiston hyödyntämisen potentiaalia on tutkittu. Integraation roolia CLM:ssä on korostettu. ERP-järjestelmä ja toimistosovellukset on tunnistettu keskeisiksi tekijöiksi, jotta voidaan varmistaa loppukäyttäjien pääsy luotettavaan ja oikea-aikaisen sopimustiedon pariin. CLM:n kehittämisen keskeisin lisäarvo on tunnistettu toistuvien työkuormien vähentämisessä, mikä mahdollistaa sidosryhmien lisääntyneen keskittymisen strategiseen sopimushallintaan perinteisten hallinnollisten tehtävien sijasta.
Tutkimuksessa todettiin, että toimeksiantajan tulisi kehittää CLM-prosessia yksinkertaisesta arkistointi toiminnosta yhä strategisemmaksi prosessiksi, joka lisää yhteistyötä ja tehokkuutta. Tekoälyyn pohjautuvien työkalujen arvioitiin tuovan lisääntyvää potentiaalia tulevaisuudessa, kun taas nykyhetkellä tarjotut automatisoidut työnkulut voivat virtaviivaistaa nykyisiä prosesseja. Tehokas sidosryhmähallinta ja asianmukainen muutosjohtaminen esitettiin kriittisinä tekijöinä onnistuneen CLM-projektin varmistamisessa. Tutkimus on lisännyt aiempaan ymmärrykseen määrittämällä CLM-järjestelmän tarpeita ja vaatimuksia yrityksen kontekstissa, korostaen CLM:n mahdollistamia nykyisiä parannuksia ja tulevaisuuden potentiaalia. Tutkimus on tarjonnut sekä johtamis- että teoreettisia näkemyksiä CLM:n tarpeista ja vaatimuksista.